Le scadenze dei certificati medici, o delle iscrizioni, come anche delle rette, caricano le società sportive dilettantistiche di una burocrazia molto difficile da gestire, soprattutto per il numero di persone molto ridotto che ci lavora e il supporto tecnologico non sempre adeguato. Il rischio di perdere una scadenza però può tradursi in sanzioni, contenziosi o semplicemente in ore extra di lavoro per chi, nella maggior parte dei casi, gestisce l’attività nel tempo libero.
weSpoort, il gestionale cloud per associazioni e società sportive dilettantistiche e polisportive, per superare questa criticità ha creato un’assistente AI, Mia, che monitora scadenze, gestisce la burocrazia e risponde 24 ore su 24 alle segreterie delle realtà sportive che quotidianamente devono tenere sotto controllo e gestire molta burocrazia, dalle visite mediche in scadenza ai pagamenti non riscossi. Non si tratta di un’assistente che sostituisce ma che lavora per le segreterie. Dai primi progetti pilota nelle società che hanno sperimentato l’assistente Ai emerge un risparmio di tempo del 20% per gestire le attività amministrative.
La digitalizzazione e l’utilizzo dell’intelligenza artificiale – che secondo l’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, riguarda quasi il 50% dei lavoratori, dei quali il 39% stima di risparmiare più di 30 minuti per ogni attività svolta con l’AI – nelle società sportive dilettantistiche è ancora embrionale. Da rilevazioni di weSpoort, circa l’80% di queste realtà gestisce ancora tesseramenti, visite mediche e pagamenti con fogli Excel, moduli cartacei e gruppi WhatsApp. L’assistente Mia cambia il paradigma dell’attività delle segreterie e fa sì che sia l’assistente intelligente a lavorare per la segreteria.
In pratica nel momento in cui la segreteria accede al gestionale, analizza automaticamente la situazione della realtà sportiva e segnala le priorità da gestire, dai pagamenti in ritardo alle visite mediche in scadenza, fino ai documenti da aggiornare. Tra le sue funzionalità principali c’è il monitoraggio proattivo delle scadenze grazie al quale Mia avvisa in anticipo su visite mediche e quote associative prima che diventino un problema. Inoltre grazie all’assistenza disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 la segreteria può chiedere a Mia come funziona una funzione del gestionale o come risolvere un problema operativo, ricevendo risposta immediata anche fuori dall’orario di supporto. L’assistente intelligente può inoltre configurare e inviare avvisi automatici ad atleti e famiglie, come promemoria sulle visite mediche in scadenza.
